2 Jours pour Exploiter Outlook et Copilot au Service de votre Organisation

Apprenez à tirer le meilleur parti d’Outlook dans l’écosystème Microsoft 365 et à intégrer Microsoft Copilot pour automatiser et optimiser la gestion de vos emails, calendriers et tâches. Durant cette formation de 2 jours, découvrez les fonctionnalités avancées d’Outlook pour gagner en efficacité, réduire le temps passé sur vos emails et mieux organiser votre travail au quotidien.

Objectifs Pédagogiques

  • Maîtriser les Fonctions Clés d’Outlook : envoi, réception, classement des emails, agenda, contacts, tâches.
  • Exploiter Copilot pour Automatiser : génération de réponses, tri intelligent, proposition de réponses basées sur l’historique.
  • Gérer le Temps et les Tâches : planification, rendez-vous, rappels, listes et suivi des actions à mener.
  • Adopter les Bonnes Pratiques de Classement : règles automatiques, répertoires, étiquettes, archivage et recherche.
  • Améliorer la Collaboration : partage de calendriers, délégation de boîtes mail, co-édition de réunions et documents.

Public Concerné

  • Collaborateurs, Assistants, Chefs de Projet ou Managers gérant un volume d’emails important.
  • Professionnels souhaitant automatiser leur messagerie et leurs tâches grâce à l’IA de Copilot.
  • Toute personne désireuse d’optimiser sa productivité et sa gestion du temps via Outlook et Copilot.

Prérequis

  • Connaissances de base en bureautique (Windows, navigation web, stockage de fichiers).
  • Aucune compétence technique avancée n’est requise : la formation porte surtout sur l’usage d’Outlook et Copilot.
  • Disposer d’un compte Microsoft 365 (version compatible avec Copilot) est recommandé pour la mise en pratique.

Programme de la Formation (2 Jours)

Jour 1 : Outlook et Copilot – Bases et Configuration

Matin (9h00 – 12h30)

  1. Introduction à Outlook et Copilot
    • Positionnement dans Microsoft 365 : intégrations (Teams, SharePoint, OneDrive)
    • Accès à Copilot : conditions, configuration, approche d’IA générative
    • Interface d’Outlook : ruban, dossiers, affichages, personnalisation
  2. Gestion des Emails et Paramétrages
    • Envoi/Réception : pièces jointes, règles de mise en page, signatures
    • Organisation : création de dossiers, règles automatiques, catégories
    • Discussion sur les stratégies de filtrage et archivage (Inbox Zero, GTD)

Après-midi (14h00 – 17h30)
3. Copilot – Automatisation et IA

  • Rédaction automatique : proposition de réponses, reformulation basée sur l’historique
  • Tri intelligent des emails : priorisation, suggestions de dossiers
  • Exercice pratique : mise en œuvre de Copilot pour générer des emails types
  1. Exercices Pratiques
    • Configuration d’une boîte mail, création de règles, utilisation initiale de Copilot
    • Analyse et retours sur l’ergonomie et l’efficacité

Jour 2 : Calendrier, Tâches et Collaboration Avancée

Matin (9h00 – 12h30)

  1. Gestion Avancée du Calendrier
    • Création d’événements, réunions, invitations, partages
    • Affichages multiples : jour, semaine, mois, combinés
    • Copilot pour proposer des créneaux, suggérer des lieux, organiser le planning
  2. Tâches et Suivi
    • Créer et suivre les tâches : planification, rappels, priorités
    • Intégration avec To Do, Planner, Teams
    • Exercice : automatisation via Copilot pour tâches répétitives ou rapatriement d’informations

Après-midi (14h00 – 17h30)
3. Collaboration et Bonnes Pratiques

  • Partage de calendriers, délégation de boîtes mail, accès aux dossiers publics
  • Gestion de droits, notifications, logs d’activités
  • Discussion sur la gouvernance Microsoft 365 : conformité, sécurité, RGPD
  1. Atelier Final & Conclusion
    • Mise en place d’un scénario complet : configuration d’emails, règles, réunions, tâches, Copilot
    • Validation et retours personnalisés du formateur
    • Bilan, remise du support de cours, plan d’action post-formation

Points Forts

  • Formation sur 2 Jours : assimilation rapide des fonctionnalités essentielles d’Outlook et l’apport de l’IA Copilot.
  • Alternance Théorie/Pratique : démonstrations en direct, exercices concrets, mini-projets alignés sur votre usage quotidien.
  • Formateurs Expérimentés : experts Microsoft 365 et productivité, partageant bonnes pratiques et retour terrain.
  • Support Pédagogique Complet : tutoriels, fiches pratiques, exemples de configurations, ressources en ligne.

Modalités Pratiques

  • Durée : 2 jours (14 heures)
  • Horaires : 9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30
  • Lieu : (à préciser selon l’organisation)
  • Matériel Requis :
    • Ordinateur portable avec Outlook (version Microsoft 365)
    • Accès à Copilot (selon votre licence et disponibilité)
  • Accessibilité : contactez-nous pour tout besoin spécifique

Inscription & Renseignements

Profitez de la Formation Outlook – Gestion des Emails avec Copilot pour une Productivité Maximale et optimisez la façon dont vous gérez vos mails, votre calendrier et vos tâches, tout en intégrant l’IA générative de Microsoft Copilot.