Maîtrisez la Gestion de vos E-mails et Calendrier – 1 Jour

Découvrez comment Microsoft Outlook, le client de messagerie et d’organisation de Microsoft, peut vous aider à gérer efficacement vos e-mails, calendriers et tâches au quotidien. Au cours de cette formation d’une journée à Bruxelles, vous apprendrez à structurer votre boîte de réception, à configurer vos rendez-vous et à coordonner votre emploi du temps, tout en exploitant des fonctionnalités essentielles pour optimiser votre productivité.

Objectifs Pédagogiques

  • Prendre en Main l’Interface d’Outlook : ruban, navigation (Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches).
  • Gérer la Boîte de Réception : organisation des e-mails, filtrage, dossiers, catégories, archiving.
  • Utiliser les Fonctions de Calendrier et de Tâches : création de rendez-vous, planification de réunions, rappels, suivi des actions.
  • Exploiter les Options de Recherche et de Tri : trouver rapidement des e-mails, gestion avancée des filtres et règles automatiques.
  • Appliquer les Bonnes Pratiques : sécurisation, sauvegarde, signature, règles de filtrage, partage de calendrier.

Public Concerné

  • Débutants ou Nouveaux Utilisateurs d’Outlook souhaitant découvrir le potentiel de l’outil.
  • Collaborateurs, Assistants, Chefs de Projet, Responsables d’Équipe ayant besoin de mieux organiser leurs e-mails, réunions et tâches.
  • Toute personne souhaitant gagner en efficacité dans la gestion quotidienne de ses communications et de son planning.

Prérequis

  • Connaissances de base en informatique (manipulation de fichiers, navigation sous Windows/macOS).
  • Aucune expérience préalable en utilisation d’Outlook n’est requise : la formation couvre les fondamentaux.

Programme de la Formation (1 Jour)

Matin (9h00 – 12h30)

  1. Introduction à Outlook
    • Vue d’ensemble : sections Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches
    • Interface : ruban, panneaux de navigation, personnalisation basique
    • Discussion sur les besoins et les priorités des participants
  2. Gestion des E-mails
    • Création d’un nouveau message : pièces jointes, mise en forme, options d’envoi
    • Organisation de la boîte de réception : règles simples (mises en dossier, catégorisation)
    • Utilisation des drapeaux et priorités pour suivre les e-mails importants

Exercice Pratique

  • Configuration de la boîte de réception, tri d’e-mails, classement dans des dossiers

Après-midi (14h00 – 17h30)

  1. Calendrier et Tâches
    • Création et gestion de rendez-vous, événements, réunions (invitations, réponses, suivi)
    • Partage de calendrier, délégation (pour assistants ou managers)
    • Tâches : création, affectation, rappels, vue synthétique
  2. Astuces et Bonnes Pratiques
    • Recherche avancée (filtres, critères multiples, historique)
    • Signatures automatiques, modèles d’e-mails, rappels visuels
    • Discussion sur la synchronisation mobile, sauvegardes, archivage
    • Questions/réponses, plan d’action post-formation

Atelier Final

  • Mise en place d’un scénario concret : organisation des e-mails, planification de réunions, suivi de tâches
  • Validation collective, retours personnalisés du formateur

Points Forts

  • Formation d’1 Journée : appropriation rapide des bases essentielles d’Outlook et des outils de productivité associés.
  • Alternance Théorie/Pratique : démonstrations, exercices concrets, mise en situation sur votre compte ou un compte test.
  • Formateurs Expérimentés : experts en bureautique, partageant bonnes pratiques et astuces pour l’organisation.
  • Support Complet : fiches pratiques, tutoriels, exemples de règles et configurations pour continuer à progresser.

Modalités Pratiques

  • Durée : 1 jour (7 heures de formation)
  • Horaires : 9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30
  • Lieu : Bruxelles, Belgique
  • Matériel Requis :
    • Ordinateur portable avec Outlook (Office 365 / version récente)
    • Accès internet (recommandé)
  • Accessibilité : contactez-nous pour tout aménagement spécifique

Inscription & Renseignements

Participez à la Formation Outlook Débutant à Bruxelles pour apprendre à gérer vos e-mails, votre calendrier et vos tâches avec aisance, et gagner un temps précieux dans votre organisation quotidienne !